Mailchimp gebruiker? Zo sluit u de (voor de AVG verplichte!) verwerkingsovereenkomst af.

Zo langzamerhand hoor je steeds meer mensen over de AVG; de nieuwe privacy wetgeving. Dat is logisch: iedere organisatie, ieder bedrijf, en (jazeker) ook iedere zzpér krijgt ermee te maken. Want iedere organisatie met klanten of clienten verzamelt en beheert persoonlijke gegevens. 

In deze serie over de AVG als eerste onderwerp: de verwerkings overeenkomst. Een verwerkingsovereenkomst  is een overeenkomst die af moet sluiten met iedereen die gegevens voor jou beheert. In dit geval Mailchimp. 

Het goede nieuws is dat het heel eenvoudig is om deze overeenkomst af te sluiten. Maar daarvoor je wel eerst weten en begrijpen wat erin staat. Er staan namelijk een aantal toezeggingen in, die jij en Mailchimp aan elkaar doen. De uitdaging is dus om die naar jouw situatie te vertalen, en je eraan te houden. 

Kortweg, wat zegt Mailchimp toe? 

  • Om alleen die gegevens te verzamelen en op te slaan die nodig zijn om de diensten te leveren die jij afneemt.
  • Om die gegevens veilig op te slaan. 
  • Om alleen die mensen toegang te geven die erbij moeten om hun werk te kunnen doen: de systeembeheerders, de support medewerkers en de sales medewerkers die verantwoordelijk voor zijn voor jouw account. 

Wat moet jij toezeggen? 

  • Dat alle gegevens die je upload in de maillinglijsten van Mailchimp netjes zijn verkregen. Het zijn dus echte contacten (klanten, leveranciers, partners, geinteresseerden). 
  • Dat je die gegevens in je eigen omgeving ( excel, adresboek) netjes beheert. 
  • Dat je je houdt aan de wetten hier in Nederland. In dit geval dus de Reclame code voor nieuwsbrieven.  Zoals: Alleen sturen met toestemming, duidelijk zijn over wat een advertentie is en wat niet, en een uitschrijfliink toevoegen. 
  • Dat je alleen die gegevens verzamelt die je echt nodig hebt voor het versturen van je nieuwsbrief. 
  • Dat je zorgvuldig omgaat met de toegang. Kies een sterk wachtwoord, en verander het regelmatig. 

Geen probleem? Dan kun je nu je overeenkomst afsluiten.

 

Klik hier